Onze diensten

Om een event zo goed mogelijk te kunnen organiseren, biedt Congrex u een overzicht van diverse diensten aan. U kunt er zelf voor kiezen om deze diensten te combineren of juist apart af te laten nemen. Bent u geïnteresseerd om de hele organisatie aan Congrex over te laten? Ook dit is mogelijk aan de hand van een project op maat. Samen maken we een duidelijke briefing en planning en werken we naar een mooie eindresultaat.
Hieronder kunt u een globale overzicht vinden van onze meest voorkomende diensten. Heeft u een vraag of zoekt u naar iets specifieks wat hier niet aangegeven wordt? Neem dan contact op!

Project planning en management

De belangrijkste taak om de organisatie van een congres, event of zelfs tentoonstelling zo vlot mogelijk te laten verlopen. Onze projectmanagers in huis dragen zorg aan een strakke planning met een bijpassende budgetering. Er worden altijd beslissingen gemaakt aan de hand van uw budget en interesses. De projectmanagers zijn verantwoordelijk om de werkzaamheden van derden aan te sturen en te monitoren tijdens het gehele project. Hiernaast zullen zij u adviseren over belangrijke financiële keuzes, om ervoor te zorgen dat uw budget ten alle tijden bewaakt wordt. Ook tijdens het event zelf zullen projectmanagers aanwezig zijn om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Zo kunnen zij direct inspelen op onverwachte situaties en eventuele problemen zo spoedig mogelijk oplossen.

Management van administratie

Het opzetten van een event kost naast veel tijd, ook veel administratief werk. Zo moet u rekening houden met het aantal bezoekers, registraties van zowel sprekers als standhouders en hotelreserveringen. Voor het boeken van vluchten en hotels heeft u ook paspoorten nodig en creditcard gegevens. Dit aanvragen, verzamelen en verwerken is voor ons team erg gemakkelijk en routinewerk. Alles wat vanaf het begin in werking wordt gesteld, moet worden gedocumenteerd. Om u al het papierwerk en structurele organisatie te besparen, bieden wij een management van administratie aan. Dit team zorgt ervoor dat alles strikt tot in de puntjes bijgehouden wordt. Ook is het mogelijk om dit team te laten samenwerken met het management van financiën. Zo heeft u in één klap geen zorgen meer omtrent documentaties en kunt u zich meer richten op andere zaken.

Management van financien

Het zal u vast niet ontgaan zijn dat bij een grote organisatie van een event vele financiële zaken geregeld moeten worden. Vaak worden de werkzaamheden hier in onderschat, wat resulteert in een chaos van betalingen en financiële administratie. Naast betalingen voor verhuur, catering en stands moet u bijvoorbeeld ook gaan denken aan de salarissen van het personeel. Hoe groter uw event, hoe groter het aantal personeel wat u nodig heeft. Om te voorkomen dat dit over het hoofd wordt gezien biedt Congrex u een team aan bestaande uit financiële experts. Zij zijn verantwoordelijk voor betalingen tot in de kleinste details. Ook bewaken zij samen met de projectmanagers het budget, zodat u nooit voor onverwachte verassingen komt te staan.

Design team

Het Design team is betrokken vanaf de conceptontwikkeling tot aan de uitvoering. Aan de hand van het thema en uw wensen wordt het voorlopig ontwerp aangeleverd. In dit ontwerp is gedacht aan de inrichting, meubilair, decoratie en sfeerbeeld. Zodra het voorlopig ontwerp goedgekeurd is, ontvangt u een uiteindelijk definitief plan en ontwerp. Aan de hand van dit besluit worden verschillende werkzaamheden uitbesteed aan de rest van het team. Zo worden bijvoorbeeld standbouwers ingezet en producten ingekocht door ervaren stylisten. Door middel van moodboards, eerdere inspiraties en ons eigen portfolio wordt er een event ontwikkeld wat het beste bij u als klant past. Samen streven we naar een fantastische sfeer waar bezoekers direct door geïnspireerd zullen raken. Heeft u een bepaald idee in uw hoofd? Congrex zorgt voor de realisatie!